Udsendelse af dagsorden


§ 4. Borgmesteren foranlediger, at Kommunalbestyrelsens medlemmer har adgang til dagsordenen og det fornødne materiale, herunder eventuelle udvalgserklæringer, til bedømmelse af de sager, der er optaget på dagsordenen, i systemet e-dagsorden senest 4 hverdage før det ordinære kommunalbestyrelsesmøde. Når dagsordenen ligger klar i e-dagsorden, udsendes samtidig en e-mail herom til kommunalbestyrelsesmedlemmerne. Dagsorden foreligger alene i elektronisk form.

Stk. 2. Kan en sag ikke udsættes, kan Kommunalbestyrelsen træffe beslutning, selv om dagsorden og det fornødne materiale ikke er udsendt (lagt i e-dagsorden) senest 4 hverdage inden mødet. Borgmesteren skal sørge for, at det fremgår af dagsordenen, hvis dagsordenen eller det fornødne materiale ikke udsendes (lægges i e-dagsorden) inden for fristen. Begrundelsen for, at sagen ikke kan udsættes, skal ligeledes fremgå af dagsordenen.

Stk. 3. Har et medlem forud for et ordinært møde skriftligt anmodet om at få et forslag eller et spørgsmål behandlet i Kommunalbestyrelsen, sætter borgmesteren det på dagsordenen for først-kommende møde, såfremt anmodningen er modtaget senest kl. 12.00 om mandagen i ugen, hvor Økonomiudvalget holder ordinært møde.

Stk. 4. Alle sager, der forventes behandlet på Kommunalbestyrelsens møde, registreres så vidt muligt på dagsordenen til Økonomiudvalgets ordinære møde, som afholdes ugen før Kommunalbestyrelsens møde. Alle medlemmer af Kommunalbestyrelsen modtager dagsordenen til Økonomiudvalgets møde og en beskrivelse af hver sag. Øvrige dokumenter i sagen, som medlemmerne måtte ønske at gennemse, er tilgængelige i e-dagsorden. Sager, der ikke fremgår af Kommunalbestyrelsens dagsorden, kan kun behandles, hvis samtlige mødedeltagere er enige herom, eller det er åbenbart, at der umiddelbart kan tages stilling til sagen, eller den ikke tåler udsættelse.

Stk. 5. Ekstraordinære møder afholdes så vidt muligt på tidspunkter, hvor offentligheden har rimelig mulighed for at overvære dem.

Stk. 6. Ved indkaldelse til ekstraordinært møde udsender borgmesteren i videst muligt omfang dagsorden og sagsbeskrivelse forud for mødet, evt. med forkortet frist.