Forretningsorden

Forretningsordenen indeholder regler og retningslinier for kommunalbestyrelsens møder


Regler og retningslinjer for kommunalbestyrelsens møder

§ 1. Ordinære møder holdes hver måned den anden tirsdag i måneden, såfremt Kommunalbestyrelsen ikke bestemmer andet. Bekendtgørelse herom udsendes ved hvert regnskabsårs begyndelse på kommunens hjemmeside og i den lokale presse. Bekendtgørelsen angiver tillige, hvor møderne holdes, og hvor der er adgang til dagsorden og beslutningsreferat.

Stk. 2. Der afholdes ikke ordinært Kommunalbestyrelsesmøde i skolernes sommerferie.

Stk.3. Ekstraordinært møde afholdes, når borgmesteren finder det fornødent, eller mindst en tredjedel af medlemmerne forlanger det. Borgmesteren fastsætter tid og sted for de ekstraordinære møder, og det bekendtgøres på kommunens hjemmeside og så vidt muligt i den lokale presse forinden.

§ 2. Kommunalbestyrelsens møder er offentlige. Kommunalbestyrelsen kan dog bestemme, at enkelte sager behandles for lukkede døre, jf. Lov om kommunernes styrelse § 10.

Stk. 2. Følgende sager skal, medmindre Kommunalbestyrelsen i det enkelte tilfælde bestemmer andet, behandles for lukkede døre:
1. Sager, hvis afgørelse forudsætter en bedømmelse af personlige forhold.
2. Sager om køb og salg af fast ejendom.
3. Overslag og tilbud vedrørende bygningsarbejder og leverancer.

Stk. 3. Spørgsmålet om, hvorvidt en sag giver grundlag for dørlukning, skal dog forud forhandles for lukkede døre, hvis dette bestemmes af Kommunalbestyrelsen eller borgmesteren, jf. Lov om kommunernes styrelse § 10.

Stk. 4. Sager, der behandles for lukkede døre, behandles så vidt muligt sidst.

Stk. 5. Om sager, der behandles for lukkede døre, har medlemmerne absolut tavshedspligt, så længe de hensyn til kommunen eller andre, der bevirkede, at sagen blev unddraget offentlig behandling, gør sig gældende.

Stk. 6. Enhver har adgang til at overvære Kommunalbestyrelsens offentlige møder under iagttagelse af god ro og orden. Forstyrrer en tilhører forhandlingerne, kan borgmesteren udelukke den pågældende eller i fornødent fald samtlige tilhørere fra mødet. Borgmesteren kan reservere særlige pladser for pressens repræsentanter.

§ 3. Er et medlem forhindret i at deltage i et kommunalbestyrelsesmøde, meddeler han borgmesteren dette inden mødets afholdelse. I beslutningsprotokollen anføres for hvert enkelt møde, hvilke medlemmer der har været fraværende.

Stk. 2. Når et medlem har lovligt forfald, kan de medlemmer, der er valgt på den pågældende kandidatliste, kræve stedfortræderen indkaldt til at deltage i mødet. Til det konstituerende møde eller 2. behandling af forslaget til årsbudget kan stedfortræderen kræves indkaldt ved et medlems forfald af anden grund.

Til det konstituerende møde eller 2. behandling af forslaget til årsbudget kan stedfortræderen kræves indkaldt ved et medlems forfald af anden grund.

Udsendelse af dagsorden

§ 4. Borgmesteren foranlediger, at Kommunalbestyrelsens medlemmer har adgang til dagsordenen og det fornødne materiale, herunder eventuelle udvalgserklæringer, til bedømmelse af de sager, der er optaget på dagsordenen, i systemet e-dagsorden senest 4 hverdage før det ordinære kommunalbestyrelsesmøde. Når dagsordenen ligger klar i e-dagsorden, udsendes samtidig en e-mail herom til kommunalbestyrelsesmedlemmerne. Dagsorden foreligger alene i elektronisk form.

Stk. 2. Kan en sag ikke udsættes, kan Kommunalbestyrelsen træffe beslutning, selv om dagsorden og det fornødne materiale ikke er udsendt (lagt i e-dagsorden) senest 4 hverdage inden mødet. Borgmesteren skal sørge for, at det fremgår af dagsordenen, hvis dagsordenen eller det fornødne materiale ikke udsendes (lægges i e-dagsorden) inden for fristen. Begrundelsen for, at sagen ikke kan udsættes, skal ligeledes fremgå af dagsordenen.

Stk. 3. Har et medlem forud for et ordinært møde skriftligt anmodet om at få et forslag eller et spørgsmål behandlet i Kommunalbestyrelsen, sætter borgmesteren det på dagsordenen for først-kommende møde, såfremt anmodningen er modtaget senest kl. 12.00 om mandagen i ugen, hvor Økonomiudvalget holder ordinært møde.

Stk. 4. Alle sager, der forventes behandlet på Kommunalbestyrelsens møde, registreres så vidt muligt på dagsordenen til Økonomiudvalgets ordinære møde, som afholdes ugen før Kommunalbestyrelsens møde. Alle medlemmer af Kommunalbestyrelsen modtager dagsordenen til Økonomiudvalgets møde og en beskrivelse af hver sag. Øvrige dokumenter i sagen, som medlemmerne måtte ønske at gennemse, er tilgængelige i e-dagsorden. Sager, der ikke fremgår af Kommunalbestyrelsens dagsorden, kan kun behandles, hvis samtlige mødedeltagere er enige herom, eller det er åbenbart, at der umiddelbart kan tages stilling til sagen, eller den ikke tåler udsættelse.

Stk. 5. Ekstraordinære møder afholdes så vidt muligt på tidspunkter, hvor offentligheden har rimelig mulighed for at overvære dem.

Stk. 6. Ved indkaldelse til ekstraordinært møde udsender borgmesteren i videst muligt omfang dagsorden og sagsbeskrivelse forud for mødet, evt. med forkortet frist.

Beslutningsdygtighed, mødeledelse og sagernes forelæggelse

§ 5. Kommunalbestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede.

Stk. 2. Borgmesteren leder møderne, og i hans forfald næstformanden. Mødelederen træffer bestemmelse i alle spørgsmål vedrørende forhandlingernes ledelse og iagttagelse af god ro og orden under mødet. Endvidere formulerer han de punkter, om hvilke der skal stemmes.

Stk. 3. Enhver, der ønsker ordet, skal henvende sig til borgmesteren, der giver ordet til medlemmerne i den orden, hvori de har begæret det. Hvis flere begærer ordet på én gang, bestemmer borgmesteren den orden, hvori de får adgang til at tale. Medlemmerne taler fra deres plads ved benyttelse af mikrofon. Talerne må ikke afbrydes af andre end borgmesteren. Ved lukkede møder benyttes ikke mikrofon.

Stk. 4. Ethvert medlem skal efterkomme borgmesterens afgørelser angående overholdelsen af den fornødne orden. Når et medlem i samme møde to gange er kaldt til orden, kan Kommunalbestyrelsen efter borgmesterens forslag nægte ham ordet i dette møde.

Stk. 5. Ethvert forslag under forhandlingerne rettes til borgmesteren. Når borgmesteren finder anledning dertil, eller når det begæres af 3 medlemmer, skal det sættes under afstemning, om afslutning af en forhandling skal finde sted.

Stk. 6. Borgmesteren kan lade spørgsmål, der henhører under hans afgørelse, afgøre af Kommunalbestyrelsen.

§ 6. Sagerne behandles i mødet i den rækkefølge, som borgmesteren bestemmer, og han kan herved fravige den i dagsordenen angivne rækkefølge. Kommunalbestyrelsen afgør dog, i hvilken rækkefølge sagerne skal behandles, når mindst 3 medlemmer fordrer afstemning herom.

Stk. 2. Ethvert medlem kan ved mødets begyndelse begære ordet til dagsordenen, herunder om sagers overflytning fra behandling for lukkede døre til behandling for åbne døre og omvendt.

§ 7. En sag undergives kun én behandling, medmindre andet er bestemt i lovgivningen, eller Kommunalbestyrelsen vedtager at undergive den 2 behandlinger. Årsbudgettet skal undergives 2 behandlinger, jf. Lov om kommunernes styrelse § 38.

Stk. 2. Ved 1. behandling stemmes ikke om sagens realitet, men kun om dens overgang til 2. behandling. Ethvert medlem har ret til at få ordet for at ytre sig om den foreliggende sag, inden der af Kommunalbestyrelsen træffes beslutning om sagens overgang til 2. behandling.

Udvalg

§ 8. Finder Kommunalbestyrelsen, at en sag bør overvejes i et særligt udvalg inden den afgøres af Kommunalbestyrelsen, nedsættes et sådant udvalg med det antal medlemmer, som Kommunalbestyrelsen fastsætter i det enkelte tilfælde. jf. styrelseslovens § 17, stk. 4. Kommunalbestyrelsen bestemmer det særlige udvalgs sammensætning, herunder hvem der udpeger formanden.

Stk. 2. Udvalget skal afgive en skriftlig indstilling, der tilsendes medlemmerne i overensstemmelse med bestemmelserne i § 4.

Stk. 3. Kommunalbestyrelsen kan beslutte at henvise en sag, der ikke henhører under et bestemt udvalgs forretningsområde, til et af de bestående udvalg.

Medlemmernes deltagelse i forhandlinger og afstemning

§ 9. Kommunalbestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt et medlems interesse i en sag er af en sådan beskaffenhed, at han er udelukket fra at deltage i Kommunalbestyrelsens forhandling og afstemning om sagen. I bekræftende fald skal den pågældende under forhandling og afstemning om sagen forlade lokalet, hvorimod han ikke er afskåret fra at deltage i Kommunalbestyrelsens forhandling og afstemning om, hvorvidt han skal vige sit sæde under den pågældende sags behandling.

Stk. 2. Et medlem skal underrette Kommunalbestyrelsen, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om hans habilitet.

Stk. 3. Når et medlem forventes at blive inhabilt i forhold til en sag, kan de medlemmer, der er valgt på den pågældende liste, kræve stedfortræderen indkaldt til at deltage i sagens behandling.

§ 10. Medlemmer kan kun deltage i Kommunalbestyrelsens afstemninger, når de personligt er til stede under disse.

 

Afstemninger, ændrings- og underændringsforslag

§ 11. Afstemning sker ved håndsoprækning, og kontraprøve foretages.
Stk. 2. Alle beslutninger tages ved stemmeflerhed, for så vidt andet ikke er foreskrevet i lovgivningen.

Stk. 3. Skønner borgmesteren, at en sags udfald er så utvivlsom, at afstemning vil være overflødig, udtaler han dette med angivelse af den opfattelse, han har med hensyn til sagens afgørelse. Dersom intet medlem herefter forlanger afstemning, kan borgmesteren erklære sagen for afgjort i overensstemmelse med den af ham angivne opfattelse.

§ 12. Ændrings- og underændringsforslag kan fremsættes, så længe afstemning ikke er påbegyndt, og behøver ikke fremsættes eller forbeholdes under 1. behandling af en sag, der skal undergives 2 behandlinger, jf. dog stk. 2.

Stk. 2. Kommunalbestyrelsen kan med hensyn til sager, som undergives 2 behandlinger, vedtage at foreskrive en frist for fremsættelse af ændringsforslag og efter omstændighederne også af underændringsforslag. I så fald kan de ikke fremsættes efter fristens udløb, medmindre Kommu-nalbestyrelsen med stemmeflerhed samtykker deri.

Stk. 3. Er ændrings- og underændringsforslag ikke bragt til medlemmernes kundskab før 2. behandling, giver borgmesteren ved forhandlingens begyndelse meddelelse om forslagene, for så vidt de foreligger. Borgmesteren bestemmer, i hvilken orden der skal stemmes om ændringsforslagene, men således at afstemningen om disse altid sker før afstemningen om hovedforslaget.

Stk. 4. Forslag om nedsættelse af udvalg om en sags henvisning til et tidligere nedsat udvalg eller til fortsat behandling i et udvalg kan fremsættes, så længe afstemning om sagen ikke er begyndt. Når sådant forslag fremsættes, efter at forhandlingerne om sagen er begyndt, standses disse, hvorefter Kommunalbestyrelsen afgør spørgsmålet om udvalgsbehandling.

Flertalsvalg

§ 13. Ved flertalsvalg er den kandidat valgt, der opnår absolut flertal af de afgivne stemmer. Opnås absolut flertal ikke ved 1. afstemning, foretages ny afstemning. Opnår en kandidat heller ikke ved denne afstemning absolut flertal af de afgivne stemmer, foretages bundet valg mellem de to, der ved 2. afstemning har fået flest stemmer, således at det ved stemmelighed afgøres ved lodtrækning, på hvilke to der ved det bundne valg (3. afstemning) skal stemmes.Står stemmerne lige ved tredje afstemning, træffes afgørelsen ved lodtrækning, der foretages af borgmesteren.

Stk. 2. Ved ansættelse i kommunens tjeneste foretages valget mellem flere ansøgere på den i stk. 1 angivne måde.

 

Forholdstalsvalg

§ 14. Kommunalbestyrelsens valg af to eller flere medlemmer til udvalg, kommissioner, bestyrelser og lignende foretages som forholdstalsvalg.

Stk. 2. Forholdstalsvalg foretages efter følgende regler:
Kommunalbestyrelsens medlemmer deles i de grupper, hvori medlemmerne har anmeldt for borgmesteren at ville stemme sammen ved det pågældende valg. Hver gruppes medlemstal deles med 1, 2, 3 osv. De herefter fremkomne kvotienter angiver den rækkefølge, i hvilken de enkelte grupper kan vælge deres repræsentanter. Er to eller flere kvotienter lige store, afgøres rækkefølgen ved lodtrækning, der foretages af borgmesteren. Når det antal repræsentanter, der tilkommer de enkelte grupper, er bestemt, skal grupperne straks meddele borgmesteren, hvilke personer der udpeges til de pladser, der tilfalder dem. Giver en gruppe afkald på sin ret til at få en eller flere repræsentanter, fordeles de ledigblevne pladser mellem de andre grupper på den foran angivne måde.

Stk. 3. Skal valg af medlemmer til udvalg, kommissioner, bestyrelser og lignende foretages både blandt medlemmer og ikke-medlemmer af Kommunalbestyrelsen, foretages valget af samtlige de medlemmer, Kommunalbestyrelsen skal vælge, under ét. Grupperne kan i den rækkefølge, som mandaterne tilfalder dem, udpege medlemmer eller ikke-medlemmer af Kommunalbestyrelsen, indtil den ene eller den anden art af pladserne er besat.

Stk. 4. Ved Kommunalbestyrelsens valg af medlemmer til udvalg, kommissioner, bestyrelser og lignende, hvori borgmesteren skal have sæde, regnes borgmesterens plads som den ene af de pladser, der kan tilkomme den gruppe indenfor Kommunalbestyrelsen, til hvilken borgmesteren hører.

Stk. 5. Hvis et medlem af et udvalg, en kommission, en bestyrelse eller lignende udpeges af Kommunalbestyrelsen i enighed eller i øvrigt uden afstemning, skal der samtidig træffes bestemmelse om, hvilken gruppe der ved ledighed skal besætte den pågældende plads, jf. stk. 6.

Stk. 6. Udtræder et medlem i valgperiodens løb af et udvalg, en kommission, en bestyrelse eller lignende, hvori han er indvalgt af en bestemt gruppe indenfor Kommunalbestyrelsen, besættes den ledigblevne plads af den samme gruppe.

 

Beslutningsprotokol m.v.

§ 15. Kommunalbestyrelsens beslutninger skrives i beslutningsprotokollen under påsyn af kommunaldirektøren. Borgmesteren tilkendegiver, hvad der skal indføres.


Stk.2. Ethvert medlem kan forlange sin afvigende mening kort tilført beslutningsprotokollen og ved sager, der skal fremsendes til anden myndighed, kræve, at denne samtidig gøres bekendt med indholdet af protokollen. Dersom det pågældende medlem ved sagens fremsendelse ønsker at ledsage denne med en begrundelse for sit standpunkt, skal han meddele dette til borgmesteren, der fastsætter en frist for aflevering af begrundelsen.

Stk. 3. Beslutningsprotokollen skal ved hvert mødes afslutning underskrives af samtlige medlemmer, der har deltaget i mødet. Medlemmerne kan ikke under henvisning til deres stemmeafgivning eller andre grunde vægre sig ved at underskrive protokollen.

Spørgetid for borgere

§ 16. I begyndelsen af hvert ordinært kommunalbestyrelsesmøde er der offentlig spørgetid af højst en halv times varighed. Spørgsmål kan stilles af enhver interesseret borger til Kommunalbestyrelsen eller et enkelt medlem. Stilles spørgsmålet til Kommunalbestyrelsen, afgør borgmesteren, hvem der skal besvare forespørgslen.

Stk. 2. Spørgsmål må have relation til kommunale forhold og skal normalt være af almen interesse for kommunens borgere. Spørgsmål, der i første omgang rettelig bør stilles til den kommunale administration, henvises dertil.

Stk. 3. Spørgsmålene skal være korte og må normalt kun tage 1 minut at stille og 2 minutter at besvare, idet der dog derudover kan gives tid til en kort replik og duplik. Spørgsmål, der ikke umiddelbart kan besvares, kan henvises til besvarelse direkte pr. brev eller til besvarelse på næste møde, hvis borgeren ønsker det.

Spørgsmål vedrørende forretningsordenens forståelse

§ 17. Ethvert medlem er forpligtet til foreløbig at rette sig efter borgmesterens afgørelse med hensyn til forståelsen af forretningsordenens bestemmelser, men spørgsmålet kan indbringes for Kommunalbestyrelsen i dennes næste møde.

Ændringer i forretningsordenen

§ 18. Denne forretningsorden er vedtaget ved 2. behandling i Kommunalbestyrelsen den 8. april 2014. Samtidig ophæves "Forretningsorden for Albertslund Kommunalbestyrelse" godkendt den 15. december 2009.
Ændringer i og tillæg til forretningsordenen skal behandles i to ordinære kommunalbestyrelsesmøder.