Information til leverandører


Hvordan foregår indkøb i Albertslund Kommune?

1. Hvordan foregår indkøb og udbud i Albertslund Kommune?

Vi indgår en række indkøbsaftaler. Nogle aftaler er blevet til gennem udbud, vi selv har gennemført. Andre er SKI-aftaler (Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S) fælles med andre kommuner og der kan være tale om aftaler via SI (Statens Indkøb).

Herudover gennemfører vi udbud i samarbejde med kommunerne på Vestegnen. Vi er en del af Vestegnens Indkøbsforum (VIF), som er et netværk mellem kommunerne Albertslund, Glostrup, Brøndby, Hvidovre, Høje Tåstrup, Ishøj, Rødovre og Vallensbæk. Dette netværk indebærer et systematisk samarbejde om udbud på forskellige varer og tjenesteydelser. Formålet med det fælles samarbejde er, at opnå indkøbsmæssige fordele for de deltagende kommuner.

Hvordan bliver min virksomhed leverandør til kommunen?

2. Hvordan bliver min virksomhed leverandør til kommunen?


Vi udbygger og vedligeholder jævnligt vores side vedr. "Kommende udbud" gennem nye indkøbsaftaler eller genudbud af eksisterende aftaler.

Udbud:
Din virksomhed kan blive leverandør til Albertslund Kommune ved, at byde på de udbudte kontrakter eller ved at byde ved et genudbud, når kontraktperioden udløber. Derudover iværksætter vi jævnligt nye udbud, som din virksomhed også kan byde på. Enhver kommunikation om et eksisterende udbud foregå via Mercell.dk

alle udbud kan findes på udbud.dk

Samhandelsaftale:
Hvis din virksomhed ønsker at indgå en samhandelsaftale på et område, som ligger under Udbudsdirektivets tærskelværdi samt under tilbudsloven, kan du gøre opmærksom på din virksomhedsydelser eller varer via udbudspostkassen.


Al tilbuds informationer kan sendes til udbud@albertslund.dk

Hvis man ønsker at byde som et konsortium?

3. Hvis man ønsker at byde som et konsortium?

Hvis flere leverandører i fællesskab, ønsker at afgiver tilbud som et konsortium, hæfter konsortiedeltagerne solidarisk overfor Albertslund Kommune som ordregiver.

Det skal fremgå af tilbuddet, hvilken tilbudsgiver/leverandør vi kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for konsortiedeltagerene.

Ved tilbud fra konsortier udfyldes og underskrives erklæring om fælles befuldmægtiget og om solidarisk, direkte og ubetinget hæftelse, som fremsendes med tilbuddet.

Vi har udarbejdet et dokument, som kan benyttes af tilbudsgivere ved alle udbud, hvor man ønsker at byde som et konsortium.

 

Hvordan foregår betalingen til kommunens leverandører?

4. Hvordan foregår betalingen til kommunens leverandører?

Betalingsbetingelserne er "30 dage fra modtagelsen af fyldestgørende elektronisk faktura".

Alle virksomheder, der sælger til det offentlige, skal sende regninger i form af elektronisk faktura. Har du ikke et elektronisk faktureringssystem eller Læs-ind bureau, der kan danne og sende elektroniske fakturaer, kan du benytte dig af NemHandel fakturablanketten.

NemHandel er en ny elektronisk faktura, som gør det nemt og gratis at sende dine fakturaer til alle offentlige myndigheder. Med NemHandel kan du sende fakturaer lige så nemt som at sende en e-mail - uden at bruge digital signatur.

Alle fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0

Er der en tilhørende e-ordre, skal profilen som minimum være Procurement-OrdSim-Bilsim 1.0.

Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer) med angivelse af ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold.

Fakturaen skal indeholde:

  • Udstedelsesdato (fakturadato),
  • Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen)
  • Leverandørens CVR/SE-nummer
  • Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse
  • Mængde og art af de leverede produkter/ydelser
  • Pris pr. enhed eksklusiv moms
  • Rekvirent hos ordregiver
  • Rekvisitionsnummer

Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler.

Ved e-ordre skal alle ordrer faktureres enkeltvis. Der må ikke blandes varelinjer fra forskellige ordrer sammen på den samme faktura.

CVR/SE-nummer:

CVR/SE-nummeret som fakturaen afsendes fra, skal være i fuld overensstemmelse med det CVR/SE-nummer, som er opgivet i kontrakthavers tilbud, og som fremgår af kontrakten.

Ordrenummer:

Ordregivers e-handelssystems ordrenummer skal bruges som ordregivers ordrenummer på fakturaen. Der må ikke stå andet i feltet end selve ordrenummeret som skal angives identisk med ordren.

Priser:

Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, som er aftalt i kontrakten, og som fremgår af kontrakthavers e-katalog. (Dvs. ingen rabatterter, ingen afgifter som ikke er indregnet i nettopriserne, fx emballageafgift mv.).

Bestillingsenhed:

Enhederne skal være genkendelige i forhold til katalogets bestillingsenhed. Der skal i prisenheden anføres pakningsstørrelsen, så prisen kan kontrolleres på laveste enhedsniveau.

Mængde:

Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse med antallet af bestilte enheder.

Varenummer:

De fakturerede varenumre skal være fuldstændig identiske med de varenumre, der er aftalt i kontrakten, og som fremgår af kontrakthavers e-katalog.

Entydige varelinjer:

Leverandør må ikke indsætte ekstra varelinjer, så som afgifter, tillæg eller fradrag/rabatterter. Er der, jf. kontrakten, tale om afgiftsbelagte varer skal disse specificeres i særligt indhold, jf. OIOUBL formatet. Hvis der er tillæg eller fradrag, jf. kontrakten, skal disse specificeres i særligt indhold, jf. OIOUBL formatet. Der kan kun tilføjes gebyr i det omfang, at dette fremgår af kontrakten.

NemHandel

6. NemHandel

Pr. 1. december 2011 skal alle virksomheder, som handler med det offentlige, anvende NemHandel.

NemHandel er en ny elektronisk faktura, som gør det nemt og gratis at sende dine fakturaer til alle offentlige myndigheder. Med NemHandel kan du sende fakturaer ligeså nemt som at sende en e-mail - uden at bruge digital signatur. Med NemHandel vil du opleve hurtigere betaling fra dine kunder. NemHandel tjekker endda selv fakturaen for tekniske fejl inden afsendelse. Du kan være helt tryg ved den elektroniske overførsel, for fakturaen sendes krypteret, og du får en kvittering, når den er nået sikkert frem. Det er din garanti for, at du sender de rigtige tal på de rigtige tidspunkter.

- Gå til NemHandel Fakturablanket på virk.dk - Læs mere om NemHandel og elektronisk fakturering.